امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که در ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات اهمیت بسزایی دارند. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان ها و تداوم فعالیت های آن ها مجهز شدن این سازمان ها به ابزارهای ارتباطی است؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات است. در این میان از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد و فعالیت های اداری و بازرگانی روبه گسترش بوده، وجود یک سیستم یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.حال در این مطلب قصد داریم به مزایا و معایب اتوماسیون اداری بپردازیم.
شرکت‌ها و دفاتر فعال در زمینه‌های تجاری و اداری، تنها با هماهنگی و نظم در میان تمام اجزای آن شرکت و یا دفتر میتوانند به پیشرفت و ترقی دست یابند. در صورت عدم وجود هماهنگی در میان بخش‌های مختلف ممکن است با مشکلات بزرگی روبه‌رو شوند از پیشرفت و ارتقاء باز بمانند.
درک کلی از اتوماسیون اداری را می‌توان ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در میان امور اداری و اجزای مختلف یک مجموعه می‌باشد. این امور با بهره‌گیری از نرم‌افزار اتوماسیون اداری که شامل نرم افزار ها و سخت‌افزار‌هایی هستند که اجزا مختلف یک مجموعه را با یکدیگر هماهنگ ساخته و یکپارچگی مناسبی را ایجاد می‌کند و به مجموعه قابلیت انجام امور اداری از قبیل: مدیریت اطلاعات سیستمی، انجام امور حسابرسی، بررسی پست‌های الکترونیکی و غیره را به صورت یکپارچه و آسان، فراهم می‌سازد و بنیان امور مجموعه را بر روی داده های دیجیتال پیش می‌برد.
پیاده سازی سیستم یکپارچه با بهره‌گیری از نرم افزار اتوماسیون اداری، برای مجموعه‌های تجاری و سازمانی شرایطی را فراهم ساخته تا بتوانند با برنامه‌ریزی و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی تولیدات خود را به حد قابل ملاحظه‌ای بالا ببرند. در ابتدا این سیستم تنها در جهت پردازش داده‌ها و کلمات در مجموعه‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گرفت اما امروزه پس از پیشرفته‌تر شدن و کامل‌تر شدن نرم افزار اتوماسیون اداری، چیزی بیشتر از یک پردازش‌کننده کلمات و داده استفاده می‌شود و در نمونه‌ها‌ی کنونی این نرم افزار این قابلیت در نظر گرفته شده است تا بتوانند در محیط بیزینسی و اداری وظایف سنگین‌تری مانند امور حسابرسی، یکپارچه‌سازی تولیدات، سیستم‌‌های نامه‌نگاری و غیره بر عهده گیرند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
جهت مشاوره در خرید اتوماسیون مناسب سازمان خود با گروه شبکه کاران ایران در تماس باشید.
